1. – Quelques règles à respecter

• Tout déplacement professionnel doit faire l'objet d'une autorisation d'absence et d'un Ordre de Mission (OM) que ce déplacement occasionne un remboursement ou non. * Veuillez vous connecter au lien ci dessous.

Lien Notilus https://esr-univ-evry.notilus-inone.fr/#/Dashboard

il est indispensable de mettre à jour votre profil notilus à jour à la 1ère connexion

Sur votre profil, dans l'onglet données, vous devez impérativement indiquer votre n° de tél portable dans la rubrique tél professionnel.

Pour mettre à jour votre profil sur Notilus, cliquez sur la flèche en haut à droite de l'écran à côté de votre nom (voir ci-dessous)

Vous trouverez un petit bonhomme, cliquez dessus.

Dans la fenêtre informations de contact:(voir ci-dessous) Sélectionner : Téléphone professionnel et rentrer votre n° de portable perso.car vous recevrez également votre billet sur votre tel.

Pour vos missions vous devez me transmettre par mail : - Votre n° de portable perso - l’invitation ou lien du colloque - dates et horaires de votre voyage - nom des aéroports ou gares (départ et retour) - Hôtel : Nom, adresse (obligatoire)

Indiquer clairement à la direction du LaMME (en me mettant en copie) ce qui doit être pris en charge par le LaMME (hébergement /repas/ bus etc….). La prise de Taxi est réglementée. Hébergement ne veut pas dire repas

Différentes recommandations à suivre, lors des déplacements universitaires à l’étranger à titre temporaire ou bien pour un séjour de plus longue durée

quel qu’en soit l’objet : séjour d’études, stage à l’étranger (une convention avec la structure d’accueil est obligatoire), mission ou stage de langues.

La classification des pays « à risques » par Ministère de l'Europe et des Affaires Etrangères *(MEAE)

Avant le départ et pour toutes les destinations, il faut se référer au site « Conseils aux voyageurs » du MEAE : http://www.diplomatie.gouv.fr/fr/conseils-aux-voyageurs/. le_drri-2017_08_pays_a_risques_.pdf|}}.

* Tout achat de titre de transport doit passer par le secrétariat du LaMME, dans le cadre du marché transports, et ce, que ce soit pour un personnel de UEVE, ou une personnalité extérieure (conférencier par exemple) * Joindre un RIB ou RIP pour la première mission ou en cas de changement de compte bancaire. * Pour un colloque : joindre les pages du programme du colloque indiquant la date de la manifestation et les prestations éventuellement comprises dans les frais d’inscription : nombre de repas, de nuitées et frais de transport.

En cas d’utilisation du véhicule personnel:

1. Veuillez remplir le document concernant votre véhicule, assurance sur votre profil Notilus.
2. recueillir l’accord de votre directeur d’unité.
3. justifier auprès de votre gestionnaire de la souscription d’une police d’assurance.
4. Indiquer dans Notilus les informations de la carte grise du véhicule.

Ces documents seront transmis au bureau des missions par le secrétariat du LaMME, au moins deux semaines avant la date de la mission si celle-ci est en Métropole et 1 mois avant au minimum si celle-ci est à l’étranger.

Nous vous recommandons également de déclarer à l’avance vos déplacements à l’étranger afin de pouvoir être joint en cas d’urgence (Situation d’urgence, catastrophe naturelle…). A cette fin, le ministère des Affaires étrangères a mis en place le portail Ariane qui vise à permettre à nos concitoyens, en particulier les étudiants, enseignants chercheurs et chercheurs, de déclarer gratuitement à l'avance leurs déplacements à l'étranger.

Lien vers le site Ariane. http://pastel.diplomatie.gouv.fr/fildariane/dyn/public/login.html